[轉(zhuǎn)貼]利用Office通用辦公軟件實(shí)現(xiàn)計量檢測證書批量打印

利用Office通用辦公軟件實(shí)現(xiàn)計量檢測證書批量打印
    隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)在計量檢測部門得到了廣泛的應(yīng)用，檢測證書的計算機(jī)打印就是其中之一。工作人員每天面對大量的數(shù)據(jù)輸入、檢定報告的采編和檢定結(jié)果的打印，如果仍采用逐份采編檢定報告、單張依次打印檢定結(jié)果的方法將浪費(fèi)大量的時間，并且工作效率低下。筆者曾經(jīng)需要一次打印600張電能表的檢定證書，工作量之大往往超出以前的人工填寫。如何發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢，提高證書編寫打印的工作效率，是計算機(jī)應(yīng)用中需要解決的一個問題。而編寫專用程序?qū)σ话?的單位有一定困難，有鑒于此，筆者結(jié)合自己的工作內(nèi)容，利用廣泛使用的Office通用辦公軟件的郵件合并功能，快速簡捷的實(shí)現(xiàn)了有固定格式檢定報告的批 量采編和計量檢定證書的批量輸出。
   
一、實(shí)現(xiàn)原理
    本方法是通過以Word文字處理軟件的強(qiáng)大格式編輯功能做出檢測證書的文檔格式，以Excel表格處理軟件的強(qiáng)大數(shù)據(jù)運(yùn)算編輯功能做出需要的數(shù)據(jù)源，利用郵件合并功能把數(shù)據(jù)源中的內(nèi)容與確定好格式的文檔相結(jié)合來進(jìn)行證書的編輯和打印工作。
   
二、實(shí)現(xiàn)步驟
    下面以Office2000創(chuàng)建“檢定證書正面”為例，詳細(xì)步驟如下:
    1.創(chuàng)建證書正面的輸出版面格式
     打開Word，創(chuàng)建一個新文檔。在新文檔中按照檢定證書的實(shí)際尺寸及格式確定文檔輸出版面格式，然后在該文檔中輸入每個檢定證書正面需重復(fù)出現(xiàn)的固定通用信息，如檢定證書編號、計量器具名稱、規(guī)格型號、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等，并編輯確定這些信息的字體、大小和位置，完成后保存。
    2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
     打開Excel，創(chuàng)建一個新表格。根據(jù)每頁證書需要改變的數(shù)據(jù)，在新表格的第一行按列輸入與Word在步驟1所創(chuàng)建的文檔相對應(yīng)的各列數(shù)據(jù)所代表的標(biāo)題信息文字，如檢定證書編號、計量器具名稱、規(guī)格型號、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等。從第二行開始按照各列標(biāo)題信息提示按行依次輸入變化了的信息，完成后保存。
    3.版面格式與數(shù)據(jù)源的合并
    (1)切換到Word在步驟1所創(chuàng)建的文檔，選擇主菜單中“工具”下拉菜單的“郵件合并”子菜單，彈出“郵件合并幫助器”對話框。點(diǎn)擊“主文檔”下的“創(chuàng)建”按鈕，選擇“套用信函”子菜單，點(diǎn)擊彈出對話框中的“活動窗口”按鈕。
     (2)在彈出的“郵件合并幫助器”對話框中選擇“數(shù)據(jù)源”下的“獲得數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源”子菜單，在彈出的對話框中找到步驟2所建立的Ex- cel表格(注意選擇文件類型為*.xls)，打開。在彈出的“整張電子表格”對話框中點(diǎn)擊“確定”。這時Word會提示你在主文檔內(nèi)找不到合并域，直接點(diǎn)擊“編輯主文檔”按鈕，將回到上一步所編輯的文檔。
    (3)這時在該文檔的工具條上出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。點(diǎn)擊工具欄上“插入合并域”按鈕，將出現(xiàn)步驟2所創(chuàng)建的Excel表格第一行所定義的各列標(biāo)題文字。根據(jù)證書每頁變化的數(shù)據(jù)內(nèi)容，分別插入相應(yīng)的各個標(biāo)題，此即為將要合并的數(shù)據(jù)項(xiàng)。這時只需按下工具條上標(biāo)有“ABC”字樣的“察看合并數(shù)據(jù)”按鈕，點(diǎn)擊“下一條記錄”按鈕，就可以逐頁察看已經(jīng)合并過的文檔了。
    4.打印證書
    如果只需打印當(dāng)前頁，直接打印就可以了。當(dāng)有大量證書需打印時，可點(diǎn)擊工具條上的“合并選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“合并”對話框中“要合并的記錄”欄中輸入要打印的記錄的范圍數(shù)值，點(diǎn)擊“合并”按鈕，會出現(xiàn)包含需要所有記錄的新文檔，直接打印就可以了。
    5.數(shù)據(jù)錄入技巧
     在Excel中輸入數(shù)據(jù)時，我們往往要錄入大量重復(fù)的信息，如相同的送檢單位、生產(chǎn)廠家等，也可能需要有大量按序列遞增的數(shù)據(jù)，如檢定證書編號等，這時只要選定包含需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格，用鼠標(biāo)右鍵拖動填充柄(單元格右下角)經(jīng)過需要填充數(shù)據(jù)的單元格，然后釋放鼠標(biāo)右鍵，會有“復(fù)制單元格”和“按序列填充”選項(xiàng)。

[ 本帖最后由 cansey 于 2008-11-29 14:47 編輯 ]

謝謝。現(xiàn)在國家要求檢定證書按照新版要求出具，可是沒有軟件，每次打印證書都要用編輯一次，好麻煩。不知道那位老師有編輯打印證書的軟件。

用Office自帶的Access編制程序打印證書也非常方便。

[ 本帖最后由 duomeiti 于 2007-7-19 04:26 編輯 ]

有這樣的軟件發(fā)個上來.

用Office自帶的Access編制程序打印證書，請問能說一下具體操作方法嗎？

樓主能否介紹下該如何使用呢