【轉貼】使用Word2003編寫質量體系文件模板全攻略

使用Word2003編寫質量體系文件模板全攻略

本文作者：端木（icetrob）

    能熟練使用Word2003文檔保護功能的朋友就不用看了。
    國家對于行文格式，特別是政府公文有嚴格的規定，并制定了相應的國標，有興趣的朋友可以查閱一下。
    一個單位的質量體系文件最好也能采用統一的格式，一方面行文規范，另一方面美觀大方、便于查閱。
    格式主要從紙張、文字、邊距幾個方面來規范。公文對于紙張要嚴格要求，這里就不作要求了。
    我們主要從文字（字體、字號）、段落（行間距、首行縮進）、邊距（裝訂線、頁邊距）、頁眉和頁腳來進行規范。
    如何實現質量體系文件規范化，這里需要利用Word2003的一個新功能。
    下面就來介紹怎樣利用Word2003的新功能－文檔保護來編寫質量體系文件模板。特別提醒：文檔保護是Word2003的新功能，Word2000不具備該功能。
    第一步，新建一個Word文件。
    第二步，設計您要編輯的文檔的邊距參數（裝訂線、頁眉、頁腳、頁邊距）。
    打開頁面設置，我設的參數是上邊距4.12cm，下邊距2.5cm，左邊距3cm，右邊距3cm，裝訂線0，位置：左，設好后確定。如圖：



[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:04 編輯 ]

    第三步，設置文字參數（字體、字號）和段落參數（行間距、首行縮進）。我的設置是字號：四號，字體：仿宋_GB2312，行間距28，首行縮進2字符。如圖：





[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:01 編輯 ]

    設置好前三步之后，將其添加為樣式，將樣式命名為“質量體系文件”，如圖：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:01 編輯 ]

    第四步，設置頁眉、頁腳。
我單位的質量手冊頁眉是表格，那么就先劃一個表格然后粘貼到頁眉處，如圖，可能大家發現了，表格下面有一道很丑的橫線，如圖：



[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

    這種情況堅決不允許出現在我們的質量手冊里，怎么辦，把它取掉。使頁眉處于可編輯狀態，選中頁眉下的段落標記，然后點擊格式菜單，選擇“底紋和邊框”項，將邊框和底紋該為無邊框，如圖：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

    再來看下，橫線是不是沒有了？如圖：



[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

    基本完成了，下面就要用到大名鼎鼎的Word2003的新功能－文檔保護了。
    在工具菜單里，選擇“保護文檔”。如圖：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

    選擇可供編輯區域，如圖：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 編輯 ]

    將格式設置限制打勾，并點擊設置，選擇我們之前編好的樣式：“質量體系文件”，然后確定。將編輯限制打勾、例外項選每個人，然后啟動強制保護輸入密碼即可。效果就是這樣子，如圖：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 編輯 ]

    最后一步，要生成模板，點擊另存，在保存類型里選擇文檔模板，Word會將模板自動存到c:\Documents and Settings\你的電腦的用戶名\ApplicationDate\Microsoft\Templates目錄下，使用參照我另外一個帖子（使用模板編寫質量體系文件）不明白或者需要交流請跟貼。
我上傳了一份剛做好的，大家可以用下看看。

質量體系文件模板.rar (5.26 KB, 下載次數: 35)

2008-6-12 18:59 上傳

點擊文件名下載附件
下載積分: 金幣 -1

    補充說明：
    有朋友提出能不能在一個文檔中實現多個章節的編輯?
    答案是肯定的。也就是說可以在一個文檔里放多個章節，每個章節都有獨立的頁碼和頁眉，這個是通過插入→分隔符→分頁符類型中選擇“下一頁”，然后激活頁眉頁腳，在頁眉頁腳工具欄上有個按鈕是“和前一節鏈接”，點擊取消，然后就可以再次獨立編輯頁眉頁腳了。
    如果需要的話，我可以上傳具體操作過程的截圖。當然這種做法也有弊端，要知道如果一個100頁的word文檔是要占很大內存的，超大的文檔有的時候會導致內存不足，
    如果其中有圖片的話那就更不得了。我倒是建議大家盡量控制文檔的頁數，一個文檔最好不要超過50頁。

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 編輯 ]