（轉載）：談對“供方”審核的幾個問題

　　談對“供方”審核的幾個問題

　　中國新時代質量體系認證中心高級審核員  王家盛

　　采購是產品形成的一個重要過程，采購品的質量對組織的產品是否符合要求有著不可忽視的影響，因此應進行控制。對采購過程的控制主要應包括對采購產品及供方進行控制、制定采購要求、對采購品進行驗證等方面，這也是提高審核有效性應關注的內容。
　　下面，就對“供方”進行審核時遇到的問題，根據GB/T 19001－2000、GJB 9001A－2001標準7.4.1條的有關要求，談幾點個個看法。
　　一、應全面、正確的識別供方
　　什么是供方？GB/T 19000－2000定義為：“提供產呂的組織或個人”。示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。供方是采購品的提供者，他可以是生產廠家，也可以是采購品的零售商、代理商。
　　實際上，由于各種原因，組織不能直接向生產廠家直接訂貨，只能在市場采購或通過代理商訂貨采購。審核時，常常會發現：組織提供的合格供方名單里，并沒有包括這些零售商、代理商，也沒有這些零售商、代理商的評定材料。這些組織把供方片面地理解為只有“生產廠家”一種形式，沒有認識到產品的零售商、代理商同樣也是供方。
　　二、應對供方進行分類管理
　　標準7.4.1條規定：“對供方及采購的產品控制的類型和程度應取決于采購的產品對隨后的產品實現或最終產品的影響”。由標準的要求可以看出：對“采購品”以及采購品的“供方”都應進行分類管理，分類管理的依據是“采購品對隨后的產品實現或最終產品的影響”。對供方分類的目的是為了組織將有限的人力、物力資源用于管理和控制，對供方的管理采取不同的控制類型和程度。
　　在現場審核時，經常會發現：組織沒有按“采購的產品對隨后的產品實現或最終產品的影響”，對采購品的供方進行分類。
　　三、評定合格供方的依據——“按組織的要求提供產品的能力”
　　標準7.4.1條規定：“組織應根據供方按組織的要求，提供產品的能力評價和選擇供方”。這就是說，對供方進行評價的依據是“按組織的要求，供方提供采購產品的能力”，再根據評價的結果，擇優選擇供方，并形成合格供方名單。
　　什么是“能力”？GB/T 19000－2000定義為：“組織、體系或過程實現產品并使其滿足要求的本領”。因此“所謂提供產品的能力”也就是提供方能夠按組織提出的要求(如采購品的名稱、牌號、規格、質量標準等)，按照約定的價格、交貨期等，持續穩定地提供組織滿意的采購品的本領。“組織的要求”通常包括明示要求和隱含要求。明示要求是指訂貨合同約定的條款，如采購品的名稱、牌號、規格、產品的標準代號、價格、交貨期、服務要求等。隱含要求是指訂貨合同內未約定的條款，如供方的資質、誠信等級、有無違紀或不良行為、歷史狀況、財務狀況、與其它組織類似產品質量的比較、采購品使用的實際質量情況等。
　　四、應制定評價、選擇和再評價供方的準則
　　標準規定：“應制定選擇、評價和重新評價的準則”。制定對供方評價準則是組織對采購過程控制的重要內容之一，是選擇、評價供方的依據。對供方評價的內容一般包括：提供產品的符合性、供方的質量保證能力，以及其它需評價的內容。在制定準則時要考慮以下幾點：
　　1. 評定準則的內容要能充分反映出供方提供的采購品滿足組織要求的能力，既要體現出供方滿足組織明示要求的能力，又要體現出供方滿足組織隱含要求的能力。在此基礎上，確定評價和重新評價的具體操作準則。
　　2. 對不同類型(生產廠家、零售商、代理商等)、不同管理類別的供方，在評價項目、內容要求、周期、判定準則上，應有所區別。對產品質量影響大的采購品的供方要嚴格控制。
　　3. 評定準則和重新評定準則在評價內容、方式上要有所區別。
　　新供方的評價準則要充分體現出“供方是否具有滿足組織要求的能力”。一般要評價：產品(樣品)質量狀況或已向其它組織提供的同類產品的質量情況、供方質量體系對提供穩定質量產品的保證能力、交付后的服務和技術支持能力、供方顧客的滿意程度、其它情況(如履約能力、誠信等級等)。
　　對現有供方的重新評定準則要充分體現出“供方是否保持了初次評定時滿足組織要求的能力、是否有所改進”。如，供方供貨質量的穩定性、符合性是否提高，工作績效(如交貨及時性、價格、服務等)是否改進，質量體系是否持續有效等。對已被選為合格的供方，要實施動態管理，當提供的采購品出現質量問題時，應規定要采取的措施，以保證采購品持續符合要求。
　　“與供方互利的關系”是質量管理原則之一，建立組織與供方的相互共存、互利的關系，可增強雙方的能力，實現雙贏。對現有供方進行再評定，并根據評定結果采取必要的措施要充分體現這一原則。
　　4. 評定和重新評定準則制定的內容要有可操作性，應明確規定合格供方的標準，重新評價的時機、內容、方式和要求，持續保持合格供方的標準。同時要規定獲取相應信息的職責、方法、程序，以便為評價提供相應的信息。
　　但在現場審核時，往往會發現以下問題：
　　1. 沒有制定評定和重新評定準則，提供不出評價依據。
　　2. 組織沒有認識到對供方進行“評定”和“重新評定”的差異，在實際進行評定時使用一個評定準則。
　　3. 也有的組織使用的評定準則沒有對不同管理類別的供方進行區分，不同管理類別的供方使用一個準則進行評定。
　　4. 組織制定的某些評定內容缺乏可操作性，雖規定了評定內容，但無法獲取相應信息，使評定記錄表上這些評定內容形同虛設。
　　五、合格供方的評價材料要充分、有效
　　按評定準則的要求，組織要對供方進行評定和重新評定。評定要建立在有充分的供方和采購品信息的基礎上，才能有效。對此，組織要建立并實施獲取相應評定信息的方法、程序，以便為評價提供相應的證據。為便于實施評定，組織常常根據評定準則規定的要求，繪制成規范的記錄表格，將評定意見填入表內，并將獲取的證據附在后面，使評定建立在基于事實的基礎上。但獲取證據時，要注意證據的時效性、要注意證據的有效性、要注意證據的充分性，使評定的結論有充分、有效的證實材料予以支持。
　　在審核時，有時會發現在組織提供的評定證實材料中，資質證明書超過有效期限；組織要采購的物品沒有包含在資質證明書規定的產品范圍內；提供的數據信息與要求的內容不符；提供的數據信息不足以支持結論等。
　　六、審核員應將具備的專業知識，貫穿在審核過程中
　　對“組織對其供方控制情況”進行審核，雖然專業性不那么明顯，但根據組織產品的特點，具備相應的專業知識，仍是非常必要的。審核采購品及其供方的分類、外包控制情況等，具有必要的專業知識，對提高審核的有效性仍是十分有益的。
　　要確保采購品的質量滿足組織的要求，組織就必須對“供方”進行評價和選擇，而且首先應重在評價和選擇，這也是控制采購過程的首要程序。要扭轉“重驗證、輕評價和選擇”的傳統觀念。“組織對其供方的控制情況”是我們審核采購過程的重要內容，也是提高審核有效性必需關注的問題。目的是為了確保組織按標準要求對其供方進行管理，保證采購品的質量滿足規定要求。