縣市級法定計量檢定機構檔案管理要點分析：中國計量17年...

                                                           縣市級法定計量檢定機構檔案管理要點分析
                                     山東省海陽市檢驗檢測中心   
計量檔案管理是計量管理工作的重要組成部分。縣市級基層單位面臨的情況復雜，通過考核的計量標準數量較少，計量檢定員每人身兼數職，需要為各種企業、事業單位提供及時的服務。計量檔案在機構改革、人員變動等情況下顯示出了重要的作用。由于機構改革的機遇，2014年底，原海陽市計量所劃歸為海陽市檢驗檢測中心，過去開展的26項檢定項目，需要重新獲取“計量標準考核證書”（按JJF1033《計量標準考核規范》）以及“法定計量檢定機構計量授權證書”(按JJF1069《法定計量機構考核規范》)，所經歷的評審驗收工作是相當繁重，這為我們加強檔案管理帶來了機遇。我們在計量檔案管理工作中力爭摸索出適應基層計量檔案管理的模式和方法。半年后，最近在計量授權驗收過程中，我們的計量檔案管理工作取得的成績受到了考核專家組的肯定和好評。現結合我們從事計量檔案管理的實際情況談幾點體會。
1 抓好計量管理的基礎工作是做好計量檔案管理工作的根本保證
1.1 摸清家底，帳物相符。我們總結出的做法是落實“兩張表”達到“五對應”：表一（計量標準器和主要配套設備一覽表，見附表5，）；表二（測量設備履歷表，見附表6）。五對應：一物（“儀器（或稱設備）”實物）、一證（有資質的單位出具的計量儀器“檢定證書” 或校準證書）、一編號（“儀器”實物的唯一編號）、一工作室（“儀器”安放的符合要求的工作室）、一人（儀器保管人，人員變動時進行交接簽名）。
1.2做到兩個“唯一”：任何一件或一套“儀器”都有唯一的編號，在儀器包裝盒或儀器主體明顯處粘貼藍色的標簽，有四項內容：統一編號、儀器（設備）名稱、型號規格、本單位的全稱，標簽要采取防止脫落的措施，如用透明膠帶封裝標簽；任何一個受控的技術文件都有唯一的編號（如果同一個文件，發放給多人時，在發放回收登記薄和文件上對應記錄著有順序的發放編號）。
1.3加強印章使用的管理：按程序文件的要求，存檔文件加蓋“存檔” 章；下發的管理文件加蓋“受控”章；存檔文件過期作廢了，需要保存時，蓋“作廢”章后仍然存檔供參考）；原始記錄的更改處加蓋檢定人員的“姓名”章；檢定規程等重要文件加蓋“國家計量檢定規程、技術規范、標準和檢驗方法有效確認專用章”；檢定證書、校準證書分別加蓋檢定專用“鋼印”和“校準專用章”，定量包裝商品檢驗報告加蓋定量包裝商品“檢驗專用章”和本單位行政“公章”。
1.4 加強原始記錄的管理。做到從檢驗檢測過程到出具計量檢定（校準）證書，按國家計量檢定規程的要求做好原始記錄；任何文件的下發、回收、更改、銷毀，都嚴格按程序要求，認真填寫對應的登記表，并按時歸檔保存。
1.5 強化證書管理。《計量授權證書》 有效期為3年（或5年）、《計量標準考核證書》有效期為4年，“計量標準”對應的計量標準器或配套設備（單機）或標準物質（液體）的計量儀器“檢定（或校準）證書”有效期分別為半年（如壓力表）至5年（如標準物質），都要分類保管。因為考核規范規定“計量標準”到期后復查考核：必須提供《計量標準考核證書》有效期內計量標準器及主要配套設備的連續、有效的檢定或校準證書復印件。
2計量檔案管理工作中抓住以下要點
2.1建立標準的檔案管理格式。
在檔案管理中，我們注重強化基礎工作，首先向檔案管理先進單位取經，向檔案管理部門請教。我們制定：“兩本帳” （表1、表2）：檔案歸檔登記、檔案臺賬；“兩個目錄” （表3、表4）卷內文件目錄、普通文件目錄。做好這些工作，將檔案管理的方法與本單位具體情況相結合，適應工作要求。附表1-4是在山東省一級檔案室（方圓集團有限公司）的檔案管理員幫助下，建立的幾種表格表頭格式供同行業參考。
2.2建立適應本單位管理的科學的檔案分類方法：做到分類合理、符合程序文件的要求，適應上級和本部門的工作檢查，查詢的要求，內容有：1 質量手冊；2 程序文件；3 技術文件；4 質量記錄；5 外來文件；6 管理制度；7 設備檔案；8 計量標準考核文件集；9  計量授權申請文件；10 證書管理；11 技術管理(具體分為:工作計劃、監督檢查記錄、工作總結、人員培訓管理等)；12 報告管理；13 印章管理；14 有關行政管理文件。
2.3計量管理檔案應歸檔的重點內容：質量手冊；程序文件；各種證書：檢定（校準）證書（計量標準器及主要配套設備）、計量標準考核證書、海陽市社會公用計量標準證書、法定計量檢定機構計量授權證書、檢定員證書、內審員證書、定量包裝檢驗員證書、計量認證證書；定期工作計劃和總結；檢定或校準證書備份及原始記錄；計量人員培訓計劃和考核記錄；計量標準管理：計量標準器及主要配套設備一覽表、測量設備履歷表、期間核查記錄、計量標準的重復性試驗記錄、計量標準的穩定性考核記錄、計量標準更換申報表、計量標準封存（或撤銷）申報表；日常監督管理：監督員對各項具體工作的定期監督檢查記錄；定期的內部管理體系審核記錄；定期或年度管理評審記錄；國家計量檢定規程、規范、標準和檢驗方法確認記錄；儀器設備管理方面：采購申請、采購計劃、貨物驗收情況表，維修計劃和記錄，儀器定期送檢計劃和實施記錄；服務和供應品的采購和驗收；等
2.4加強檔案動態管理：我們摸索的動態檔案管理法，做到隨完成隨歸檔，克服因年底檔案堆積過多，造成丟失等問題。該方法簡述如下：比如計量二科的工作總結作為一個動態案卷，半年總結、或年終總結會議結束，立即填寫一份文件目錄，附件為書面總結，目錄底部由編制、審核人簽名，即形成了一份完整的總結歸檔文件，卷內文件目錄對應增加一行。
2.5培養管理人員熱愛檔案管理工作、刻苦鉆研業務、對工作精益求精，是檔案管理工作的重要保證。檔案管理員要掌握檔案管理的基礎知識，如：合理選用檔案盒或檔案夾，在滿足要求的前提條件下，力求降低成本；掌握檔案管理技術，如長期存放的檔案，不能用容易生銹的金屬裝訂針封裝等；做到防盜、防腐、防潮、防蟲等。
2.6領導重視，建立完善的計量檔案管理制度并持之以恒地執行。實踐證明，領導是關鍵，只要領導重視，人力及財物資源等問題應刃而解；建立詳細的滿足管理要求的制度并認真執行是檔案管理工作質量的有效保證。
實踐證明：加強計量檔案管理工作，會有利地促進計量管理工作質量和效率的提高。愿意與同行們共同探討，互相幫助，共同提高，為促進計量工作而努力奮斗。

附表1（A4橫向格式）：                 檔  案  交  接  登  記 表

序號        文 件 編 號        題名（文件名稱）        頁號        責任者        文件形成時間        移交人簽名        接收人簽名        交接
時間        備注
                                                                       

附表2（A4橫向格式）：               檔      案      臺      賬
檔案室號：      檔案柜號：
案卷順序號        文書處理號        案卷標題        案卷起止日期        卷內件數        卷內頁數        保管人        備注
                                                       

附表3（A4縱向格式）：                       卷    內    文    件   目    錄
案卷編號       
案卷名稱       
序號        文件編號        文件名稱        頁號        責任者        時間        備注
                                               



附表4（A4縱向格式）：                           文     件     目     錄
編  號       
標  題       
序號        文件編號        文 件 名 稱        頁號        責任者        時間        備注
                                               

附表5（A4橫向格式）：       計量標準器及主要配套設備一覽表
序號        計量標準   名稱        編號        類別        名稱        規格型號        測量范圍        不確定度或準確度等級或最大允許誤差        制造廠及出廠編號        檢定證書編號        檢定或校準機構        檢定或校準日期        有效期至        存放工作室編號/名稱
                                                                                                       



附表6（A4縱向格式）：
XXXXXX（單位全稱）                                               XXXXXX.X.X.X.X（受控文件代號）
      測  量  設  備  履  歷 表
編號：XXXXXX.XX-X.X.X
測量設備名稱        XXXX        設備編號        X.X.X
型號規格        XX-XXXX        測量范圍        XX-XXXX
不確定度
或準確度等級
或最大允許誤差            XX等級        設備原值（元）        XXXXX
制造廠        XXXXXXXXXXXX
出廠編號        XXX        出廠日期        XXXX.XX        啟用日期        XXXX-XX
檢   定（或校準）   情  況
序號        年 月 日        周期（年）        機構名稱        結論        證書編號
1        XXXX.X.X        1        XXXXXXXXX        XXXX        X檢字第XXXXXXXX號
2                                       
3                                       
4                                       
5                                       
保管人員更換情況
序號        存放工作室        原保管人        接收人        接收日期        經手人
        編 號        名 稱                               
1        XXXX        XXX                XXX        201X.X.XX       
2                                               
3                                               
備注        附件：共計X個
其中：型號為XX共X個       

該文發表于《中國計量》雜志2017年第12期實驗室管理專欄

你是海陽計量所？

是的，2015年現在合并到海陽市檢驗檢測中心。

yt3236649 發表于 2018-1-23 20:48
是的，2015年現在合并到海陽市檢驗檢測中心。

我福山的，去年去過你們那里參觀。

yt3236649 發表于 2018-1-23 16:25
該文發表于《中國計量》雜志2017年第12期實驗室管理專欄

不錯不錯  我想請教一個不相干的問題
這種管理類的文章  發表了以后  能不能像論文一樣作為職稱評審的評分依據

可以作為申報技術職務的論文。

yt3236649 發表于 2018-1-24 11:05
可以作為申報技術職務的論文。

好的 謝謝
剛好最近也有一點感悟，也要為副高著手做準備了

yt3236649 發表于 2018-1-23 16:25
該文發表于《中國計量》雜志2017年第12期實驗室管理專欄

很遺憾，中國計量不是核心期刊，只能算國家級刊物。

呵呵！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！