測量體系文件控制程序應怎么編寫？

我們單位有好幾個體系在運行，是共同使用一個文件控制程序，可總感覺有點亂，規定的不是臺清楚，那位有文件控制程序、發上來參考一下，謝謝

自己個人認為還是分開的好，每個體系都編寫一套體系文件，這樣有個好處，就是不會亂，并且針對性強，比較容易編寫體系文件，如果混在一起的話，體系文件要適應各個體系，那樣的話，是很復雜的。

文件控制程序要去在各個體系要求基本是一樣的，個人認為統一編制，但注明適用的范圍及特例

質量、測量、環境、職業技術安全及其他管理體系都有文件控制要求，但只有質量管理體系對文件控制的要求高一些，多體系運行時，按質量管理體系的要求來控制文件較好。

發一個計量所的文件控制程序供參考
文件控制程序

1 目的
對文件進行有效的控制，確保相關部門及時得到并使用文件的有效版本。
2 范圍
適用于與質量體系有關的內部文件和外部文件的控制。
3 職責
3.1 綜合業務室負責文件的保存、發放、回收、銷毀并做好相關質量記錄。
3.2 所長負責文件的發放范圍及質量手冊和程序文件的批準，并負責對現有體系文件進行定期評審。
3.3 各部門負責相關文件的編制、使用和保管。
4 工作程序
4.1文件的分類
本所文件分為以下幾類：
a) 質量手冊：包括分支文件41個。
b) 程序文件：共有程序文件26個。
c) 作業指導書：操作規程及檢定系統框圖共18個文件。
d) 記錄：包括各種質量記錄和檢定、校準和檢測原始記錄
e) 技術文件：包括檢定規程、技術規范、國家標準等。
f) 其他支持性文件：包括法律、法規及上級文件等。
4.2 文件的編號
4.2.1質量手冊編號為LCJL01-2007，其分支文件編號為LCJL01-×××-2007。
4.2.2 程序文件的編號為LCJL02-×××-2007。
4.2.3 作業指導書的編號為LCJL03-×××-2007。
4.2.4記錄的編號為 LCJL04 - ×××-2007，其中質量記錄的編號為   LCJL04-0××-2007，檢定、校準和檢測原始記錄編號為LCJL04-1××-2007。
4.2.5技術文件的編號為 LCJL05 - ×××-2007，其中檢定規程的編號為LCJL05-0××-2007，技術規范、國家標準LCJL05-1××-2007。
4.2.6 其他支持性文件的編號為LCJL06-×××-2007。

注：1. 0××、1××、2××為從001、101、201開始的流水號。
               2. 文件版本采用A、B、C、D……的方式。
3. 文件修改次數采用0、1、2、3……的方式。

4.3 文件的編號與審批
4.3.1 質量手冊、程序文件由綜合業務室負責編寫，副所長審核，所長審批。
4.3.2 操作程序、檢定系統框圖由專業檢定、檢測站編寫，專業檢定、檢測站站長審核，副所長批準。
4.3.3 質量記錄由綜合業務室編制，檢定、校準和檢測原始記錄由檢校人員根據檢定規程、技術規范的要求編制。
4.4 文件的發放
綜合業務室應在文件上注明發放編號、發放日期，加蓋“受控文件”印章。文件領用者應在LCJL04-004-2007《文件收發登記表》上簽字。
4.5文件的更改
4.5.1 文件需要更改時，申請者填寫LCJL04-005-2007《文件更改申請》，經原審批者批準后方可進行。
4.5.2 更改者將更改后的正稿及相應的LCJL04-005-2007《文件更改申請》交綜合業務室，由綜合業務室對文件進行統一變更。
4.5.3 文件變更后，由綜合業務室進行發放，收回相應的作廢文件，并在LCJL04-004-2007《文件收發登記表》上登記。
4.5.4 文件的更改可采用劃改或用更改頁替換作廢頁的形式進行。
4.5.5 文件經一定次數的更改后，由所長批準后應重新換版。
4.6 文件的領用
4.6.1 當因文件丟失、嚴重破損或其他情況（如提供給顧客、認證機構、授權機關等）而需要領用時，由申請者填寫LCJL04-006-2007《文件領用申請》，經副所長批準后方可領用。
4.6.2 因破損而重新領用的新文件，發放號不變，并收回相應舊文件。

4.6.3 因丟失而補發的文件，應給予新的發放號，并注明丟失文件的發放號失效。
4.6.4 提供給顧客、認證機構、授權機關的文件，應加蓋“非受控文件”印章。
4.6.5 文件的領用與收回均應在LCJL04-004-2007《文件收發登記表》上登記簽字。
4.7 文件的保存及銷毀
4.7.1 所有文件的原稿由綜合業務室統一保存，各部門負責保存相關帶有受控標識的文件。文件應有序的加以保存，以便存取和查閱。
4.7.2 綜合業務室負責編制并及時更新LCJL04-002-2007《文件最新狀況一覽表》，以反映文件版本的最新狀況。
4.7.3 作廢文件如有他用，其原稿應加蓋“作廢文件”印章，保存于綜合業務室。
4.7.4 其于作廢文件由綜合業務室收集后統一銷毀。
4.8 外來文件的控制
4.8.1 綜合業務室由專人負責訂購相關國家計量檢定規程、技術規范、國家標準的最新版本，統一編號管理，并編制LCJL04-003-2007《現用國家檢定規程、技術規范一覽表》。
4.8.2 有關法律、法規、上級文件，均由綜合業務室編號保存。
4.8.3 所有外來文件均由綜合業務室編制LCJL04-007-2007《外來文件清單》，領用時均應填寫LCJL04-006-2007《文件領用申請》，并在LCJL04-004-2007《文件收發登記表》上簽字。
4.9 文件管理
4.9.1 綜合業務室編制LCJL04-001-2007《文件控制臺帳》，對文件進行統一管理。
4.9.2 本所文件以書面形式為準，存在電子媒體中的文件，不作為執行的依據。
4.9.3 任何人不得在受控文件上亂涂抹、亂劃改，禁止未經批準的外借、
復制受控文件，確保文件的清晰、整潔、完好和安全。

4.9.4 綜合業務室每三個月對文件進行一次全面檢查，檢查各類在用文件的有效性，發現問題及時處理。
4.9.5 當本所的內部運作及外部法律、法規、規范、標準變更時，應及時更改相應的質量體系文件。
4.9.6 每年三月份由所長組織對現有質量體系文件進行評審，必要時予以修訂。
4.9.7 記錄的管理執行所管理標準LCJL02-003-2007《記錄管理程序》。
5 相關支持性文件
5.1 LCJL02-003-2007《記錄管理程序》。
6 相關質量記錄
6.1 LCJL04-001-2007《文件控制臺帳》。
6.2 LCJL04-002-2007《文件最新狀況一覽表》。
6.3 LCJL04-003-2007《現用國家檢定規程、技術規范一覽表》。
6.4 LCJL04-004-2007《文件收發登記表》。
6.5 LCJL04-005-2007《文件更改申請》。
6.6 LCJL04-006-2007《文件領用申請》。
6.7 LCJL04-007-2007《外來文件清單》。

幾個體系共用一個比較好，這樣公司文件管理的一致性比較好

我人為應該分開寫,我們公司是這樣的

回復 5# 梅計


    謝謝了

當前各種管理體系認證越來越多，質量管理體系、安全和職業健康管理體系、環境管理體系、測量管理體系、……，不一而舉。每個管理體系都保持完整的一套文件體系，顯然會讓文件的執行部門和人員不知所然，降低工作效率。因此還是建立“積木塊式”的文件體系為好。對于各管理體系的共同要求，由企業管理部門歸口制定，例如文件管理、記錄管理、內部審核、管理評審、方針目標、顧客滿意度、糾正/預防措施，等等。各體系特殊要求由企管部門授權各主管部門歸口組織制定。共用的基礎管理文件和各體系特殊文件可以根據本體系的具體要求加以引用，從而搭建本管理體系的完整體系文件。

是一定要分開的，不是應該分開。懂不懂的，不懂就和公司說我不懂的，要培訓。

發表點小建議，我覺得文件控制程序使用一個好，因為需要控制的內容大致相同，只要檔案室能把所需要控制的東西分清楚，再給單位人多宣貫一下為什么需要進行質量體系管理，這樣就更方便點。只要大家能理解，知道為什么需要文件控制程序，文件控制就會做得得心應手。

回復 15# xb0202


    根據公司的情況而定，適合公司體系運行。我公司使用的是一套，把適用不同體系的范圍寫清楚，做好文件保管工作，應對不同體系檢查能夠搞清楚他們需要哪些資料。

對于測量來說，可以分開些，但最好相互融合，有兩點需要注意：第一千萬別相互矛盾，第二別太繁瑣，在實際運行時完全可以做一遍，就符合好多體系要求了

回復 7# 梅計


    請問如果2008年版本的體系文件經過改版為2011年新版本，即質量手冊內容有變更，是否程序文件、作業指導書都應有變動，改編為2011版本？
各種記錄表格格式編號是否也應改為2011年？

回復 18# 程芳
是的，程序文件、作業指導書、各種記錄表格格式編號等相關的體系文件都應改為2011版本。

回復 18# 程芳

　　我認為對于已經正在運行的各種管理體系，管理手冊和程序文件就是“管理標準”。管理標準和技術標準的管理方式應該是大同小異的。每一個程序文件都是一個管理標準，有一個完整的文件編號（包括企業代號、文件類別代號、文件順序號、文件分布年號和版本號），一個管理手冊也是一個管理標準，同樣有一個完整的文件編號，各個管理標準都是相互獨立的。
　　如果管理手冊由2008版更換為2011版，作為獨立發布和存在的程序文件仍然可以使用2008版。只有涉及管理手冊換版后，某項活動有重大變更，涉及該項活動的程序文件需要按新的管理手冊要求加以換版。其它無修改內容的活動，其程序文件可以仍然使用原來的2008版本，而不必換版為2011版本。作為第三層次文件的作業指導書更是如此，作為仍然適用的記錄當然也沒有必要更換為2011版。這就像國家憲法如果發生換版，各子法規中只有不適應新憲法要求的需要換版，而能夠適應新憲法要求的子法規可以繼續有效，不必換版。作為成千上萬的國務院各部門和全國各地方子法規更沒有必要統一都更換為新的版本。在國家技術標準管理中，也不是因為某一個技術標準換版為2011版而把所有的技術標準都更改為2011版的，上世紀九十年代，甚至八十年代的技術標準目前仍然有效的仍然還有很多。

回復 20# 規矩灣錦苑


    技術機構遇到人員變動的情況是經常發生的，比如我們（質檢所）這次遇到舊版本質量手冊職責任命中的原有人員有的已經不再，崗位發生了變更，同時因為新頒布的手冊編制依據中加進了新頒布的《食品檢驗機構資質認定評審準則》，但是對照起來，程序文件和作業指導書都沒有什么大的變動，記錄表示更是如此，如果把所有的文件子料統統改編為新的2011版本，總感覺沒有多少現實意義，浪費紙張油墨，既不環保也不經濟。但是之變動質量手冊，但是質量手冊提供總的質量管方針針和目標，如果其他的文件與之年代版本不一總有點“頭齊腳不齊”的感覺，是否在原質量手冊基礎上不作改版，只加入2011年的“修改頁”也可以？

另外哪些內容的變動才算大的變動，需要進行改版？

質量手冊、程序文件、作業指導書、質量記錄四者之間的關系如何？是層層深入還是互為依據？

回復 21# 程芳

１體系文件的層次和關系
　　管理手冊（也稱質量手冊）：屬于決策層（最高領導層）管理的文件，相當于組織的“憲法”，是組織（單位或企業）的綱領性文件。管理手冊為本單位某個管理體系的文件體系提供框架，提供給顧客和其它相關方以提高其對本單位產品和服務的信賴和認可。因此管理手冊要回答顧客關心的的問題：體系覆蓋范圍；方針目標是什么；組織機構及管理職責；識別主要過程；描述實現這些過程管理的原則、目標和主要責任者。
　　程序文件：屬于管理層管理的文件，相當于憲法下的各項“子法”，是各部門按照決策層的決策和管理手冊的要求起草的管理文件，是對管理手冊提到的過程（過程可以理解為工作）的具體落實。因此要具有很強的可操作性，要詳細回答5W1H，即做什么？誰來做？什么時間做？在哪做？如何做？做到什么程度？當管理手冊某個章節已經詳細回答了某個活動的5W1H時，可以不再編制和發布指導該項活動的程序文件。
　　第三層次文件：屬于執行層管理的文件，包括作業指導書、管理細則、作業規范、施工工藝、技術標準（技術標準也可以看作為第二層次的程序文件，看作為技術程序文件）等，相當于“地方法規”和“子法”下的基礎法規，主要是解決程序文件如何在本部門實施的問題和程序文件描寫不夠具體的事項更加具體化。因此需要結合本部門的具體情況編制，比程序文件有更強的可操作性。當第二層次的程序文件的可操作性已經比較完美時，可以不再編制和發布第三層次文件。
　　記錄：屬于活動現場管理的文件，有的人亦稱第四層次文件。記錄首先是文件，操作者在進行某項活動（工作）時首先接觸的是空白的記錄表格，按照表格留下的空白地方的要求開展工作，此時記錄就是文件。但是一旦操作者在空白記錄上留下活動信息（即工作結果）后，這個記錄就是證明操作者是否干了這項工作，該工作干得效果如何的“證據”了。所以記錄具有文件和證據雙重身份，顯得更為重要。對記錄的管理，必須在文件管理的全部要求基礎上再增加證據管理的要求，例如填寫、保存、查閱、保密、銷毀等方面的具體要求。
　　另外還有一個專用文件，即質量目標。質量目標應該建立在組織的各個管理層次上，決策層、管理層和執行層都應該有自己的質量目標（注：質量目標泛指各個管理體系的工作目標，并不僅僅指狹義的質量工作的目標）。質量目標應該是層層分解，下層機構的質量目標必須確保上層機構質量目標的實現，并結合本部門實際情況增加本部門的工作目標。
２關于體系文件的修改和換版管理
　　改革開放期，機構的調整和人員的變動隨時可能發生，這是正常的，因此文件的修訂和換版也會隨時隨地。作為文件應該越是穩定越有利于實施，為了保持體系文件的與時俱進同時又要相對穩定，我認為原則上下述情況需要修訂和換版：
　　①體系建立時依據的法規和標準發生變更和換版；
　　②組織的產品和服務項目發生重大變化，例如由機械制造業變為建材制造業等；
　　③組織機構和法人發生重大變化，需要新的法人確認原有體系文件的有效性，并且影響到體系文件相當多頁次需要修改，此時不如干脆換版；
　　④若干個管理體系整合為一個管理體系時，原有的體系文件需要換版；
　　⑤第二方認證，即顧客認證要求換版時，根據顧客是關注焦點的原則，應該換版；
　　⑥部門職責發生調整時，涉及相關部門的管理手冊有關章節利用文件修改管理規定進行修改，有關程序文件需要換版，其它文件保持不變；
　　⑦利用文件修改規定可以對文件作少量修改達到目標的，不必換版，但是如果修改次數過多的（比如超過了三次），為便于文件使用者使用文件，提高他們閱讀文件的工作效率，最好還是換版；
　　⑧一套體系文件中，不同的文件有不同的文件號和版本號是正常的，這就像國家標準和某個標準族不一定都是同一個版本號一樣，管理手冊換版為2011版，程序文件里可能有2011版，可能有2007版，甚至有1998版并不奇怪。為了避免扯皮，應該把目前在用的各種版本文件及時列入2011年發布的“有效版本文件目錄”中。“有效版本管理標準目錄”和“有效版本技術標準目錄”相當于本單位各種文件的“合格證”，分別由本單位主管管理工作和技術工作的最高領導人簽發，其有效期可以定為三年或者五年，平時每年僅發布當年新發布、修訂、換版、作廢的文件清單即可。

回復 22# 規矩灣錦苑


規矩灣老師回答地很熱心，很詳細，在此又加深了一下印象。

回復 22# 規矩灣錦苑


    謝謝！非常贊，非常非常贊！

規矩灣錦苑 老師回答的非常專業，學習了