計(jì)量論壇

標(biāo)題: 【轉(zhuǎn)貼】使用Word2003編寫質(zhì)量體系文件模板全攻略 [打印本頁]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:50
標(biāo)題: 【轉(zhuǎn)貼】使用Word2003編寫質(zhì)量體系文件模板全攻略

使用Word2003編寫質(zhì)量體系文件模板全攻略

本文作者：端木（icetrob）

能熟練使用Word2003文檔保護(hù)功能的朋友就不用看了。
國家對(duì)于行文格式，特別是政府公文有嚴(yán)格的規(guī)定，并制定了相應(yīng)的國標(biāo)，有興趣的朋友可以查閱一下。
一個(gè)單位的質(zhì)量體系文件最好也能采用統(tǒng)一的格式，一方面行文規(guī)范，另一方面美觀大方、便于查閱。
格式主要從紙張、文字、邊距幾個(gè)方面來規(guī)范。公文對(duì)于紙張要嚴(yán)格要求，這里就不作要求了。
我們主要從文字（字體、字號(hào)）、段落（行間距、首行縮進(jìn)）、邊距（裝訂線、頁邊距）、頁眉和頁腳來進(jìn)行規(guī)范。
如何實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系文件規(guī)范化，這里需要利用Word2003的一個(gè)新功能。
下面就來介紹怎樣利用Word2003的新功能－文檔保護(hù)來編寫質(zhì)量體系文件模板。特別提醒：文檔保護(hù)是Word2003的新功能，Word2000不具備該功能。
第一步，新建一個(gè)Word文件。
第二步，設(shè)計(jì)您要編輯的文檔的邊距參數(shù)（裝訂線、頁眉、頁腳、頁邊距）。
打開頁面設(shè)置，我設(shè)的參數(shù)是上邊距4.12cm，下邊距2.5cm，左邊距3cm，右邊距3cm，裝訂線0，位置：左，設(shè)好后確定。如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:04 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:52
第三步，設(shè)置文字參數(shù)（字體、字號(hào)）和段落參數(shù)（行間距、首行縮進(jìn)）。我的設(shè)置是字號(hào)：四號(hào)，字體：仿宋_GB2312，行間距28，首行縮進(jìn)2字符。如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:01 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:53
設(shè)置好前三步之后，將其添加為樣式，將樣式命名為“質(zhì)量體系文件”，如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:01 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:54
第四步，設(shè)置頁眉、頁腳。
我單位的質(zhì)量手冊(cè)頁眉是表格，那么就先劃一個(gè)表格然后粘貼到頁眉處，如圖，可能大家發(fā)現(xiàn)了，表格下面有一道很丑的橫線，如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:55
這種情況堅(jiān)決不允許出現(xiàn)在我們的質(zhì)量手冊(cè)里，怎么辦，把它取掉。使頁眉處于可編輯狀態(tài)，選中頁眉下的段落標(biāo)記，然后點(diǎn)擊格式菜單，選擇“底紋和邊框”項(xiàng)，將邊框和底紋該為無邊框，如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:56
再來看下，橫線是不是沒有了？如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:57
基本完成了，下面就要用到大名鼎鼎的Word2003的新功能－文檔保護(hù)了。
在工具菜單里，選擇“保護(hù)文檔”。如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:57
選擇可供編輯區(qū)域，如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:58
將格式設(shè)置限制打勾，并點(diǎn)擊設(shè)置，選擇我們之前編好的樣式：“質(zhì)量體系文件”，然后確定。將編輯限制打勾、例外項(xiàng)選每個(gè)人，然后啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)輸入密碼即可。效果就是這樣子，如圖：

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 編輯 ]

作者: yql 時(shí)間: 2008-6-12 18:59
最后一步，要生成模板，點(diǎn)擊另存，在保存類型里選擇文檔模板，Word會(huì)將模板自動(dòng)存到c:\Documents and Settings\你的電腦的用戶名\ApplicationDate\Microsoft\Templates目錄下，使用參照我另外一個(gè)帖子（使用模板編寫質(zhì)量體系文件）不明白或者需要交流請(qǐng)跟貼。
我上傳了一份剛做好的，大家可以用下看看。

質(zhì)量體系文件模板.rar (5.26 KB, 下載次數(shù): 35)

補(bǔ)充說明：
有朋友提出能不能在一個(gè)文檔中實(shí)現(xiàn)多個(gè)章節(jié)的編輯?
答案是肯定的。也就是說可以在一個(gè)文檔里放多個(gè)章節(jié)，每個(gè)章節(jié)都有獨(dú)立的頁碼和頁眉，這個(gè)是通過插入→分隔符→分頁符類型中選擇“下一頁”，然后激活頁眉頁腳，在頁眉頁腳工具欄上有個(gè)按鈕是“和前一節(jié)鏈接”，點(diǎn)擊取消，然后就可以再次獨(dú)立編輯頁眉頁腳了。
如果需要的話，我可以上傳具體操作過程的截圖。當(dāng)然這種做法也有弊端，要知道如果一個(gè)100頁的word文檔是要占很大內(nèi)存的，超大的文檔有的時(shí)候會(huì)導(dǎo)致內(nèi)存不足，
如果其中有圖片的話那就更不得了。我倒是建議大家盡量控制文檔的頁數(shù)，一個(gè)文檔最好不要超過50頁。

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 編輯 ]

歡迎光臨計(jì)量論壇 (http://www.bkd208.com/)

<nav id="us42a"></nav>