1、目的

4.1 測量控制體系文件的分類

按體系文件的層次，可分為三個層次。

a) A層次為計量手冊；

b) B層次為計量檢測體系程序文件；

c) C層次為其他計量文件，包括自校規程、試驗規范、作業指導書等。

4.2.1 公司計量行政文件包括：公司對計量組織和管理者代表的任命文件、授權計量人員的文件、對公司員工就計量檢測體系獎罰處理的文件等。

4.2.2 公司計量檢測體系包括：計量手冊、程序文件、自編的校準規程、試驗規范、測量作業指導書、記錄表式等。

4.2.3 外來文件包括：計量法律、法規，有關計量的國際標準、國家標準、行業標準、國家計量檢定規程及來自各供方和顧客提供的計量文件。

4.3計量行政文件的控制

4.4 文件編號：

4.4.1根據《文件編號方法》進行文件的編號。

4.3 文件標識：

4.3.1 公司編制的文件，其文件標識由以下內容組成：
a、本公司名稱；
b、文件名稱；
c、文件編號；
d、文件修訂狀態。
4.3.2 文件名稱由文件編制人員在文件提交審核前確定，文件名稱應與文件內容相一致；

4.3.3 文件編號由文件管理部門在文件提交審核時確定；
4.3.4 文件修訂狀態由文件管理部門在文件提交審核時確定；
4.3.5 文件修訂狀態由版本號和修訂次數組成，其中版本號按英文大寫字母A、B、C……依次排列，修訂次數按0、1、2、3……數字順序排列。
4.5 文件編制：
4.5.1 計量方針、計量目標、計量手冊、計量程序文件由管理者代表負責組織各部門編制；

4.7 文件復制：

4.7.2 文件復制數量按分發數量加一份存檔控制；
4.7.3 文件管理員在復制前對照原件原稿校對，確保文件打印無誤；

4.8 文件登記、歸檔：

a． 序號；

b．文件編號；

c．文件名稱；

d．修訂狀態；

e．編制部門；

f．審批人；

g．日期；

h．檔案號。

4.9 文件發放、領用：

a．序號；

b．文件名稱；

c．文件編號；

d．版次；

e．分發號；

f．領用人；

g．領用數量；

h．領用時間。

4.9.4 因工作需要領用文件時，由領用人填寫《領料單》經部門經理確認，文件管理部門經理批準后辦理。

4.10 文件保管：

4.10.1 文件管理員負責存檔文件的保管，按檔案號分類存放，存貯條件應滿足防潮、防曬、防雨淋、防火及防蟲害要求；
4.10.2 各部門文件使用人員負責領用文件的保管，不得隨意在文件上涂改及私自外借，保持文件清晰、完整、易于識別和檢索；
4.11 文件查/借閱：
4.11.1 公司內部人員因工作需要跨部門查/借閱文件時，應事先征得部門主管同意，方可查/借閱；
4.11.2 公司內部人員因工作需要查/借閱存檔文件時，應填寫《文件查/借閱登記表》，經文件管理部門批準后查/借閱；
4.11.3 公司外部人員按合同規定查/借閱公司文件時，填寫《文件查/借閱登記表》由公司陪同人員陪同查/借閱。

4.12 文件更改：

4.13 作廢文件控制：

4.13.4 作廢文件無保存價值時，由文件管理員提出處置申請，填寫《文件處置申請單》，經文件管理部門經理同意后處置，并由文件管理員填寫《文件/資料銷毀記錄表》；
4.13.5 屬機密性質文件，采用銷毀方式處置，非保密性質文件，由文件管理員在作廢文件的每頁上加蓋“作廢”章，用于起草文件草稿。
5、相關文件
5.1 《記錄控制程序》……………………………………………………………HX/QP02
5.2 《文件編號方法》…………………………………………………………HX/QMS01

6、相關記錄