計(jì)量論壇

標(biāo)題: 文件編號(hào) [打印本頁]

作者: lovememhxy 時(shí)間: 2012-3-24 12:06
標(biāo)題: 文件編號(hào)
公司剛成立，要求文件統(tǒng)一管理，各種文件標(biāo)識(shí)怎么設(shè)置？文件控制程序怎么寫？有沒有哪個(gè)大蝦幫忙解決一下。

作者: 風(fēng)吹石 時(shí)間: 2012-3-24 17:03
文件分三個(gè)層次，第一層一般都是質(zhì)量手冊(cè)，第二層是程序文件，第三層是作業(yè)指導(dǎo)書，分別確定字母進(jìn)行編號(hào)。

作者: lovememhxy 時(shí)間: 2012-3-25 10:45
那現(xiàn)在正在建設(shè)廠房，還沒有正式投產(chǎn)。現(xiàn)在又沒有編寫質(zhì)量手冊(cè)。公司又要求把文件管理，不曉得從何入手......

作者: 風(fēng)吹石 時(shí)間: 2012-3-25 11:55
手冊(cè)或文件是可以先做的。

作者: lovememhxy 時(shí)間: 2012-3-25 13:46
我現(xiàn)在只需要了解文件的作業(yè)指導(dǎo)書和記錄、保管。作業(yè)指導(dǎo)書怎么樣編寫，記錄表格怎么樣設(shè)置，每個(gè)文件的唯一編碼一般是怎樣設(shè)置的呢？

作者: miniwendy 時(shí)間: 2012-3-26 09:24
我是計(jì)量員，同時(shí)也負(fù)責(zé)文控，哎，同情ing。

作者: miniwendy 時(shí)間: 2012-3-26 09:25
回復(fù) 1# lovememhxy

要看看公司屬于哪個(gè)行業(yè)的，然后找相關(guān)行業(yè)的文件做參考，另外，文件編輯也需要現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)工程師幫忙，一個(gè)人搞不定的。

作者: jsyzwgh 時(shí)間: 2012-3-26 14:35
到兄弟單位看一下，取一點(diǎn)別人的經(jīng)驗(yàn)為已所用

作者: lovememhxy 時(shí)間: 2012-3-29 15:04
是生產(chǎn)瓦楞紙的紙廠，手冊(cè)這些我也知道一個(gè)人是做不來的，那如果只是寫一些文件控制程序。哪個(gè)大哥些有沒得借鑒的？

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時(shí)間: 2012-3-29 21:41
本帖最后由規(guī)矩灣錦苑于 2012-3-29 22:30 編輯

文件標(biāo)識(shí)有文件唯一性標(biāo)識(shí)、文件版本標(biāo)識(shí)、文件受控性標(biāo)識(shí)。
　　文件唯一性標(biāo)識(shí)就是文件的唯一性編號(hào)。例如國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T19022－2003，其中GB/T19022就是文件唯一性標(biāo)識(shí)，這個(gè)編號(hào)與文件的名稱一一對(duì)應(yīng)，永遠(yuǎn)不變。企業(yè)的文件編號(hào)一般包含由企業(yè)代號(hào)、文件類別代號(hào)、文件管理層次代號(hào)、文件流水號(hào)組成。例如：SP/GL-110，SP表示企業(yè)名稱代號(hào)，G表示企業(yè)第二層次文件（管理程序），L表示計(jì)量工作方面的文件，110表示計(jì)量工作方面的公司第二層次文件至此已經(jīng)是第110個(gè)了。

　　文件版本的標(biāo)識(shí)是文件有效性的標(biāo)識(shí)。如前例中的“－2003”，表示是2003年版本，如果2003年換了兩次版，還可以在年號(hào)后加ABC以示區(qū)別，例如“－2003A”和“－2003B”等。
　　文件受控性標(biāo)識(shí)是文件的管理標(biāo)識(shí)。管理標(biāo)識(shí)包括發(fā)放號(hào)和受控標(biāo)識(shí)。發(fā)放號(hào)就是發(fā)放流水號(hào)，發(fā)放了100份，每一份文件分別編號(hào)1、2、3、……100，有的企業(yè)還另外把發(fā)放到什么部門也包含進(jìn)來，例如某個(gè)文件的發(fā)放號(hào)是“NY02”，表示是發(fā)放到能源管理部的第二份文件。還有的企業(yè)除了發(fā)放號(hào)以外，另加蓋“受控”印章，受控印章與發(fā)放號(hào)共同組成文件管理標(biāo)識(shí)。

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時(shí)間: 2012-3-29 21:49
本帖最后由規(guī)矩灣錦苑于 2012-3-29 21:51 編輯

　　記錄是特殊的文件。在沒有填寫信息之前屬于文件，用于指導(dǎo)員工按記錄空格規(guī)定的內(nèi)容工作。一旦填寫了信息，就變成了證據(jù)，用于證明員工是否實(shí)施了規(guī)定的工作任務(wù)，以及工作完成的質(zhì)量如何。因此記錄是比文件更為重要的“文件”。記錄的標(biāo)識(shí)除了文件應(yīng)有的唯一性標(biāo)識(shí)、有效性標(biāo)識(shí)外，使用后還應(yīng)該有使用狀態(tài)的標(biāo)識(shí)。使用狀態(tài)的標(biāo)識(shí)一般由記錄使用年度的年號(hào)和該年度使用這個(gè)記錄的流水號(hào)組成。

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時(shí)間: 2012-3-29 21:59
　　作業(yè)指導(dǎo)書在企業(yè)往往稱為第三層次文件。第三層次文件的編制和管理權(quán)限和責(zé)任往往由公司文件統(tǒng)管部門授權(quán)給責(zé)任部門。文件標(biāo)識(shí)的方法和編號(hào)由公司文件統(tǒng)管部門加以規(guī)定，具體實(shí)施管理交給責(zé)任部門自主進(jìn)行。文件發(fā)布需要到公司文件統(tǒng)管部門備案，公司文件統(tǒng)管部門對(duì)各部門的文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督管理和考核。

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時(shí)間: 2012-3-29 22:13
　　也有的企業(yè)把文件分為四種：行政文件（又稱紅頭文件）、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)，分別由四個(gè)部門分管。其中行政文件與管理標(biāo)準(zhǔn)的劃分界線是紅頭文件的時(shí)效性更強(qiáng)，不能管“萬萬年”，如果要長期有效，需要將紅頭文件變成為管理標(biāo)準(zhǔn)。行政性文件的編號(hào)與管理標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)不同，常常用[年號(hào)＋行政組織的簡稱（或代號(hào)）＋文件類別代號(hào)（例如通知就用“通”或“T”代表）＋流水號(hào)]進(jìn)行文件標(biāo)識(shí)。例如：國質(zhì)檢量函[2006]114號(hào)。

作者: guojunguo 時(shí)間: 2012-4-1 16:32
可以在論壇中找個(gè)參考一下。

作者: lhkcx 時(shí)間: 2012-4-3 19:14
第一層一般都是質(zhì)量手冊(cè)，第二層是程序文件，第三層是作業(yè)指導(dǎo)書，分別確定字母進(jìn)行編號(hào)

作者: bhg 時(shí)間: 2012-4-7 07:19
可以借鑒質(zhì)量管理文件

作者: darkdonkey 時(shí)間: 2012-4-7 08:33
同樓上。。。

作者: 提拉米蘇7075 時(shí)間: 2024-10-23 11:03
本帖最后由提拉米蘇7075 于 2024-10-23 11:08 編輯

哪位大神有文件受控清單控制編號(hào)分享下

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