計量論壇

標題: 請問文件編號與受控號有什么區別? [打印本頁]

作者: zhatv    時間: 2009-9-9 16:37
標題: 請問文件編號與受控號有什么區別?
請問文件編號與受控號有什么區別?文件的編號程序文件有規定,但受控號沒有規定.如何編寫受控號的?比如作業指導既有文件編號又有受控號,真不知如何是好.
作者: 隨風飄揚    時間: 2009-9-12 15:41
1、文件編號是指文件的識別編號,通常按照文件的層次、類別等制定編號規則,可反映文件的種類、屬性及版本;文件編號是唯一的,即所有部門、所有人使用的同一份文件的編號都是一個編號;
2、文件的受控號可反映文件的發放對象,通常受控號與發放單位、發放對象對應。可采用發放號作為受控號,也可使用蓋帶有受控號的受控章,不同部門或不同人使用的同一份文件的受控號是不同的;
3、受控號的給定可按部門、專業加序號,也可按發放人的代號等進行給定。
作者: Jessica_ynl    時間: 2009-9-23 16:20
兩者并不沖突,文件編號指的是可以表示文件類別的唯一性標識;受控編號并沒有特殊規定,也可以是序列號,同一文件的不同版本其受控號也是不同的。
作者: 規矩灣錦苑    時間: 2009-9-23 20:22
2樓的說法是正確的。
  文件編號是唯一的,每一個檢定規程和校準規范都有一個標準號,例如JJG573-2003;每發一個行政文件,也都有一個文件編號,例如“技監局量發〔1996〕138號”這就是文件編號。文件號同時包含了文件的版本號,文件編號后面的年號是版本號的一種。如果在同一年進行了兩次換版,可以在年號后面加ABC加以區別。
  受控號對于同一個文件卻是按發出去的文件數量逐一編寫的,并不唯一。發放號就是文件受控號的一種,編號方法各單位均不相同,最簡單的就是流水號。例如有JJG573-2003文件18個,編號1的存檔案室,編號2的發計量技術組,編號3的發壓力檢定站站長,編號4的發某某檢定員,如此等等。
作者: yzjl3420646    時間: 2009-9-24 16:37
如樓上所說,那可不可以采用文件編號+數字的方式來作為受控號
作者: 規矩灣錦苑    時間: 2009-9-24 21:54
5# yzjl3420646
建議最好不要攪在一起。文件編號就是文件編號,好比是一個人的身份證號,是唯一的。受控號是為了控制文件的去向,無論這個文件走到天涯海角,只要出現與他有關的事件,都必須隨時可以找到他,好比是人員的出差登記手續,不可以在身份證號上隨便再增加符號的。
作者: 張艷    時間: 2009-9-25 14:59
雖然受控號可以是流水號,如果可能的話,我更愿意將不同文件的同一受控號發給同一個單位,這樣更容易記憶和查找。
作者: 規矩灣錦苑    時間: 2009-9-25 21:32
雖然受控號可以是流水號,如果可能的話,我更愿意將不同文件的同一受控號發給同一個單位,這樣更容易記憶和查找。
張艷 發表于 2009-9-25 14:59

好主意,值得推薦!
作者: 軍人    時間: 2009-9-27 22:14
好主意,值得推薦!
規矩灣錦苑 發表于 2009-9-25 21:32
不同文件會有同一受控號嗎?
作者: xqbljc    時間: 2009-10-3 16:59
這不可能的。 8# 規矩灣錦苑
作者: 規矩灣錦苑    時間: 2009-10-4 17:00
10# xqbljc
為什么不可能?請說說道理,呵呵。
作者: hyjls    時間: 2009-10-10 15:42
兩者并不沖突,文件編號指的是可以表示文件類別的唯一性標識;受控編號并沒有特殊規定,也可以是序列號,同一文件的不同版本其受控號也是不同的。
說得對
作者: hiunique    時間: 2009-10-10 16:35
8# 規矩灣錦苑


只要用execl做好索引不就好了么
作者: 無量    時間: 2009-10-10 17:43
同一內容的文件有唯一的編號。
受控號是在發放時為區分同一編號的文件另編的一個號碼。
所以不同的文件有同一個受控號是可以的。如:
編號為GFJL 001-2009的文件,共發放5 份,你可以編受控號為1~5;1號發張三,2號發李4....
編號為GFJL 002-2009的文件,共發放5 份,你也可以編受控號為1~5后發放。
作者: czjlwsl    時間: 2009-10-14 15:19
對于7樓的說法,我認為比較困難!比如質量技術科有的是文件管理,有的負責標準器管理,有的負責審批。一個受控號有一個專人負責,文件變更時需要聯系保管人進行更改,如果只有一份文件會持續混亂!較難達到一對一的要求!(個人見解)
作者: 規矩灣錦苑    時間: 2009-10-15 01:15
同意14樓的意見。也就是說,可以用流水號作為受控號。就像量具一樣,卡尺有1、2、3……號,千分尺同樣有1、2、3……號,這個流水號就是量具的受控號。量具還有品種的代號,品種的代號是一個品種只有一個號,就像文件的編號,是不能出現不同的文件用相同的號的。文件號+受控號,就區別了每一個文件,無論是相同的或者不同的文件,就像量具的品種代號加流水號就確定了特指的每一件量具。有的單位量具還有使用區域的代號,形成了品種代號+使用區域代號+受控流水號,文件管理也可以仿照,即文件號+使用區域號+受控流水號。例如編號為GFJL 001-2009的文件,共向三個單位發放300份,三單位的代號分別為ABC。發單位1的文件為A1~A50;單位2發放量大,發單位2的文件為B51~B220;發單位3的為C221~C300。
作者: lhkcx    時間: 2012-2-14 20:30
兩者并不沖突,文件編號指的是可以表示文件類別的唯一性標識;受控編號并沒有特殊規定,也可以是序列號,同一文件的不同版本其受控號也是不同的。




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